Dans chaque bâtiment ou ensemble résidentiel géré en copropriété, la présence d’un syndic de copropriété est essentielle. Cela inclut également les immeubles neufs ou en cours de construction qui sont sur le point d’être achevés, lesquels requièrent la désignation d’un syndic provisoire jusqu’à la tenue de la première assemblée générale des copropriétaires.

Pour les copropriétés neuves : le syndic provisoire est nommé par le promoteur

Lorsqu’un immeuble neuf approche de sa finalisation, la nomination d’un syndic devient impérative afin d’accueillir les nouveaux copropriétaires.

Il revient au promoteur de désigner ce syndic, même en l’absence de locataires ou de propriétaires dans l’immeuble. Ce syndic provisoire a pour mission de gérer la copropriété dès l’arrivée des premiers résidents.

En pratique, le syndic provisoire peut être un professionnel individuel ou quelqu’un qui exerce cette fonction au sein d’une entreprise, et il doit posséder une carte professionnelle fournie par la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI).

Toutefois, la rédaction du règlement de copropriété n’est pas de sa responsabilité mais celle du promoteur et d’un notaire.

Le syndic provisoire reçoit du promoteur tous les documents nécessaires pour la gestion de l’immeuble, tels que les plans architecturaux, les plans de recollement, les manuels techniques des équipements, les certificats de conformité, etc.

Le mandat du syndic provisoire dure un an, mais il peut se présenter à la première AG pour être reconduit. Cependant, cette pratique est souvent déconseillée car le syndic pourrait privilégier les intérêts du promoteur qui l’a nommé.

En effet, il est crucial que le syndic provisoire puisse agir contre le promoteur en cas de divergences ou de problèmes relatifs au respect du règlement de copropriété ou lors de la réception des parties communes de l’immeuble.

Il est également responsable de soulever les réserves lors de la livraison et de veiller au respect des trois garanties légales dues par le promoteur : la garantie de parfait achèvement, la garantie biennale et la garantie décennale.

Mise en concurrence du syndic provisoire nécessaire

Pour ces raisons, la loi ALUR impose la mise en concurrence du syndic provisoire, car laisser le promoteur désigner seul le premier syndic ne garantit pas la protection des intérêts des futurs copropriétaires.

Cette approche permet d’éviter que le syndic provisoire soit le seul candidat possible lors de la première AG, ce qui entraverait le choix réel des copropriétaires.

La loi ALUR encourage le nouveau conseil syndical à proposer un ou plusieurs candidats au poste de syndic l’année suivante, avec l’aide d’un courtier en syndic si nécessaire, pour mieux répondre aux attentes de la copropriété.

Un promoteur attentif peut aussi faire appel à un courtier pour trouver un syndic provisoire adapté, ou solliciter les copropriétaires pour qu’ils proposent des candidats lors de la première AG.

Les copropriétaires choisissent ensuite le syndic

Même si un syndic provisoire a été préalablement choisi par le promoteur, les copropriétaires ont le droit de nommer un autre syndic après la première AG. Cette nomination doit être inscrite à l’ordre du jour et mentionnée dans les convocations envoyées aux copropriétaires.

Chaque copropriétaire peut proposer un candidat au syndic par lettre recommandée, courrier ou email. Le nouveau syndic doit alors être élu par une majorité simple ou absolue des voix des copropriétaires pour être officiellement nommé.

Fonctions du syndic provisoire

En tant que représentant légal de la copropriété, le syndic provisoire gère les finances et l’administration de celle-ci. Il assure la bonne tenue et l’entretien des parties communes et des équipements.

Gestion financière

Le syndic provisoire prépare pour approbation lors de l’AG :

– Le budget prévisionnel,

– Les comptes annuels et leurs annexes.

Il est également chargé d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété, distinct de ses propres comptes.

Gestion administrative

Le syndic provisoire doit assurer la gestion administrative, incluant la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété, le respect du règlement intérieur, et l’exécution des décisions prises lors des AG.

Il doit également maintenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble et informer les résidents des décisions de l’AG. En cas de litige, il représente la copropriété en justice et gère les archives du syndicat.

Avant d’engager des dépenses ou de signer des contrats, le syndic provisoire doit obtenir l’approbation de l’AG.

Accès en ligne aux documents de copropriété

Pour faciliter l’accès aux documents de gestion, le syndic provisoire doit mettre en place un accès sécurisé en ligne, permettant aux copropriétaires de consulter, télécharger et imprimer les documents nécessaires.